Основы эффективной работы с информацией для успеха в любой деятельности

Эффективная работа с информацией - Ваш путь к успеху в своём деле

Во многом успешная деятельность зависит от получаемой информации, от качества и быстроты получения её и от нашего умения работать с ней эффективно. Пользователям Интернета приходиться работать с информацией постоянно. Им обрабатывать её со знанием дела важно в огромной степени. Но, к сожалению, интересуется данной темой лишь малая часть пользователей Рунета (по статистике запросов в поисковых системах). Не удивительно, что успешных Интернет-предпринимателей здесь тоже мало.

На что Вам следует обратить внимание при работе практически с любой информацией?

Ошибки в работе с информацией

Одна из основных ошибок у большинства рунетчиков при получении информации - в её избыточности, причём, на всех стадиях работы с ней. К тому же, получаемые сведения зачастую лучшими (то есть наиболее нужными) не являются. А нередко они уводят в сторону от главного направления, мешают выполнять основные задачи. Я ещё раз напомню Вам о важности умелого практического применения принципа 80/20, или принципа Парето. Иначе ненужный избыток в информации, как и в действиях при получении и обработки её, несомненно, будет.

Другой весомой ошибкой в работе со сведениями является отсутствие эффективной собственной системы такой деятельности. Повторю, именно Вашей эффективной системы работы с информацией. Абсолютное большинство авторов, дающих советы, не вполне понимают, что Вы, их читатели, другие. У Вас множество разных (не таких, как у авторов) черт, наклонностей и особенностей. Они и делают Вас индивидуальностью, с учётом которой следует воспринимать и перерабатывать информацию. И в основе личной эффективной системы работы со сведениями лежит Ваша индивидуальность. Наиболее эффективные методы работы с информацией должны накладываться на самые развитые у Вас виды памяти, а также способствовать Вашему развитию.

Весьма распространённая ошибка в работе с информацией - отождествление удобств с эффективностью. Эту ошибку совершают практически все авторы статей и заметок, где предлагаются якобы самые эффективные средства для работы с информацией. В действительности ими предлагаются лишь удобные, но не эффективные решения. Авторы таких статей не имеют статистических данных, основанных на подсчёте затрачиваемого времени в том или ином решении. Эффективность - значит, прежде всего, быстрота выполнения. Удобство нередко способствует эффективности, но может и вредить, что в ряде случаев и происходит. Эффективное решение путь к цели укорачивает, а удобство, если в нём отсутствует эффективность, только удлиняет. Скажем, в пункт назначения можно доехать в переполненном автобусе за 10 минут, а возможно, чтобы не испытывать неудобств, добежать за 2 часа. Какой вариант лучше? Ответ не однозначный. Хотя большинство читателей скажет: лучше проехать. Но так не всегда и не для каждого человека. Всё зависит от поставленных целей.

Именно цель определяет рамки поиска и переработки информации. Похожа ли Ваша деятельность в работе с информацией на работу полноценного компаса? Или же она больше напоминает поведение размагниченного прибора, стрелка которого вращается во все стороны? Неумение определить основные цели и уход от них в процессе труда - одна из главных ошибок в работе с информацией. Точно, полно и без избыточности формулируйте каждую цель, даже малую. Две грани рамок ограничения: полнота формулировки цели и отсутствие в ней избыточности - необходимо использовать в работе постоянно. Ставьте ясные, конкретные и детальные цели и двигайтесь к ним, не уклоняясь.

Мания обновления программ, страниц, статей и многого другого - скверная черта, не позволяющая пользователям трудиться эффективно в полной мере. Обновление необходимо только при его потребности. Поэтому стремитесь не тратить время на то, от чего у Вас выигрыша нет. Не забывайте главный секрет долго процветающих фирм, включая великие: ни в кое случае не делать того, что делать не следует.

Противоположная черта: отказ применять новые эффективные средства для работы с информацией - тоже ведёт к потерям времени. Всё надо делать своевременно!

Ваша эффективная система работы с информацией

Работу с информацией можно разделить на её поиск, обработку, использование и сохранение. На всех этапах важно не допускать избыточности: и в самой информации, и в действиях с ней. В сущности, мы имеем стандартное положение, о котором я писал в последней части статьи "Я - предприниматель, я - бизнесмен. Ваш статус и эффективность в своём деле". Соответственно, ситуацию необходимо продумать и найти стандартное (типичное) решение. В данном случае огромную значимость имеет выработка привычек задавать себе вопросы и следовать определённым правилам. Поскольку ситуация стандартная, то и вопросы с правилами тоже будут стандартными, то есть одними и теми же всегда.

Грубейшая ошибка в выдаче и получении рекомендаций для стандартных положений - их общий характер. Между тем, они обязаны быть строго конкретными. Независимо от того, что Вы делаете, у Вас должны быть конкретные вопросы, требующие решения, и правила, ограничивающие рамки работы очень жёстко. Перед всякой деятельностью Вы в соответствии с целями ставите рамки, говоря себе: "Я выполняю это и то, не более". Если в процессе работы возникают какие-то мысли, появляются (скажем, при поиске) материалы, которые могут пригодиться в дальнейшем, то вновь мы имеем стандартную ситуацию. Выход из неё необходимо подготовить заранее. Стандартных положений в работе с информацией немного. Поэтому для всех случаев у Вас должны быть рамки ограничения и правила, сформулированные очень конкретно. У Вас должны быть шаблоны стандартных действий и решений! Обязательно! Их необходимо редактировать и дополнять, чтобы они были актуальными на сегодня.

Обращаю Ваше внимание на огромную значимость заиметь привычки для эффективной работы с информацией (и не только с ней). Умение вырабатывать нужные привычки - одно из самых важных составляющих успеха везде. В первые дни Вы будете забывать следовать в работе введённым правилам. Но при небольшой настойчивости через короткое время у Вас появятся новые привычки, которые сберегут массу времени.

Возвращаясь к ошибкам в работе с информацией, замечу, что они появляются и существуют исключительно из-за отсутствия умения работать эффективно. О развитии важнейших умений и привычек для успешной деятельности читайте в статье "Формирование привычек для успеха в своём деле". А умение работать эффективно является обязательным качеством успешной личности в любой деятельности.

Отсекать лишнее сразу - чрезвычайно важно и в поиске информации, и в её переработке, что находится в полном соответствии с принципом 80/20 и секретом долго процветающих фирм. Любую статью, страницу сайта и в особенности книгу начинайте не с чтения, а с просмотра и оценки. Ознакомьтесь с главами и заголовками, если они есть. Обратите внимание на дату публикации: возможно, сведения уже не актуальны. При важности информации определите, как срочно следует её прочесть.

Хронометраж (точное измерение продолжительности процессов) - одна из основ определения эффективности работы. Какие бы высокие оценки не давались приёму, средству или программе в смысле эффективности, всегда следует понимать, что за этим может скрываться рекламный трюк или неумение и нежелание работать со статистикой, основанной на хронометраже. Как правило, так и происходит, поскольку хронометраж не делает практически никто, а удобства с эффективностью отождествляют почти все.

Если для получения сведений мне приходится часто щёлкать кнопкой мышки более двух раз, то об эффективности в работе говорить уже не следует. Время - гораздо более ценная вещь, чем удобства. Ваша привычка работать с удобствами, но без эффективности, Вам и вредит, нередко значительно. Просто Вы этого не замечаете из-за отсутствия важной привычки считать собственные потери времени так же усердно и регулярно, как в случае с деньгами. А напрасно. Безусловно, к удобствам в работе надо стремиться. Но они всегда на второй позиции - после эффективности в труде. Иначе к своим целям можно и не прийти.

Я стремлюсь работать эффективно постоянно. И стараюсь о новинках, способствующим эффективности в деятельности, узнать своевременно. Увы, многие решения, предлагаемые в Интернете по данному вопросу, в действительности не эффективны по названным мною причинам. Скажем, удобный для многих Evernote (сервис хранения заметок) не подходит мне по хронометражу: в работе с ним потерь времени больше, чем позволительно. Хотел поработать с виртуальным десктопом - сервисы пока далеки от желаемого. Хотя последнее направление одно из самых перспективных для всех пользователей и очень прибыльно для создателей.

Для меня пока лучшим вариантом эффективной работы с информацией по хронометражу является собственная система. Она включает в себя РАЗНОЦВЕТНЫЕ папки (в том числе - с добавленными на них картинками), разного рода шаблоны, ряд программ и плагины для браузеров. Для хранения нужных url-ов я не использую менеджеры ссылок из-за чрезмерных потерь времени. Ярлыки страниц Интернета находятся у меня в разных папках на рабочем столе. Для открытия любой страницы более 2-х щелчков мышки делать не приходиться. Причём, ВСЕ часто используемые адреса Интернета у меня открываются за 1 клик. Как размещать папки, если их много, на рабочем столе, не загромождая его, читайте в статье "Эффективные решения для успешной работы за компьютером".

Нередко часто используемые программы запускаются долго. К ним принадлежит Word. Его я заменяю хорошим бесплатным редактором Abiword. Он мал размером, быстр и выполняет многие работы не хуже медленного Word. Abiword открывает и формат .doc, но в случае большого размера файла и перегруженности его графикой отображает не совсем правильно.

В подобных ситуациях для экономии времени следует поступать именно так: использовать быстрый заменитель долго запускаемой программы, на которой работать только по необходимости. Находите оптимальный вариант, чтобы и работа делалась как следует, и потерь времени не было.

Основная сложность в создании Вашей эффективной системы работы с информацией - отсутствие у Вас стремления к эффективности в работе. В большинстве своём люди лишь хотят чего-то, но к его получению не стремятся. А в данной ситуации необходимо подумать основательно о личной системе, перевести желание в стремление и приступить к выработке привычек регулярными действиями. Чаще думайте о выгодах, получаемых от экономии времени. Находите другие стимулы, но приучайте себя к эффективности в любой деятельности. Станьте эффективной личностью! И успех во многих делах к Вам приблизится.

Помимо Интернета существуют и другие источники информации. Подспорьем для Вас могут оказаться книжные супермаркеты. В них книги можно не покупать, но просмотреть обязательно. И лучше обход больших книжных магазинов для сбора сведений делать регулярно. Нередко таким способом я получаю информацию, которой в Интернете нет или же в нём она представлена слабо. Иногда хорошую подборку по нужной теме можно получить на дисках. Они продаются не только в специализированных магазинах, но и высылаются почтой, реализуются в киосках и в местах, связанных с продажами компьютеров, ноутбуков, комплектующих...

Здесь изложены основы эффективной работы с информацией. Но данная тема мною не раскрыта. В частности, я не рассказал о самом эффективном способе обработки информации и не затронул целый ряд очень важных вопросов. Поэтому продолжение статьи последует.

А сейчас - Ваши комментарии. Комментируйте через авторизацию в социальной сети или анонимно. В первом случае Ваш комментарий окажется в сети.

www.svoedel.ru © Екимов В.Д.